Manual del sistema de gestión para Windows de EGA Futura
Clientes
Claro que sí.
Desde una cuenta corriente vas a poder administrar todo el dinero que un cliente le debe a tu empresa.
Podrás emitir facturas sin que el cliente las pague y, desde una sola ventana, verás todas las facturas adeudadas, cada uno de sus pagos, y todo el dinero pendiente de cancelación.
En este tutorial, te mostrados todo el proceso paso a paso para que puedas emitir una factura a cuenta corriente:
Para poder cobrarle a un cliente en cuenta corriente, primero necesitas habilitarle esta función.
Luego de habilitar la cuenta corriente, deberás asignarle un límite de deuda permitido:
El sistema impedirá que se le facture, mediante cuenta corriente, al cliente que haya superado el monto autorizado de acuerdo con la cifra que hayas colocado en la pestaña Opcional en el Registro de ese cliente.
Una vez que los clientes empiecen a pagar a cuenta corriente, todas estas deudas se administrarán desde el Explorador de Cuentas Corrientes de clientes.
Ejemplo:
Dicho dinero podrá ser tomado como un pago a cuenta o seña que luego se descontará en una futura compra que hará ese cliente
De todos los movimientos que se realicen en la cuenta corriente del cliente, se podrán emitir recibos.
Cuando un cliente tenga saldo negativo en su cuenta corriente (es decir que adeude pagos), se reflejará esta situación de forma inmediata en el Explorador de Clientes con dos indicadores.
Indicador 1: La fila del cliente se marcará de color rojo.
Indicador 2: En la columna Saldo del explorador aparecerá el monto adeudado actualmente.
Es decir, podrás ver la cifra que aún está pendiente de ser saldada en la cuenta corriente del cliente:
Para poder cobrarle a un cliente a cuenta corriente, es necesario habilitar esta forma de pago desde su registro.
Para luego asignarle un limite de deuda permitido y poder realizar ventas bajo esta modalidad.
Abrirás el Explorador de Clientes yendo a la barra de menú y elegirás desde el menú Clientes > Explorador de Clientes:
En el Explorador de Clientes, debes seleccionar al cliente que le quieres habilitar la cuenta corriente y presionar el botón Modificar para poder ingresar al registro del mismo:
Una vez en el registro del cliente, ingresa a la pestaña Opcional donde podrás habilitar la cuenta corriente en dos pasos y luego deberás guardar los cambios:
Al habilitar esta casilla de verificación, le permitirás a tu cliente, pagar mediante el uso de una cuenta corriente.
En este lugar, llevarás el control de la cuenta en un módulo del programa específico de cuentas corrientes de clientes y, desde allí, controlar y registrar los pagos parciales o totales que realice el cliente.
Debes habilitar esta opción para luego poder asignar un límite de deuda a tu cliente:
Una vez habilitada la cuenta corriente del cliente, debes asignarle un límite de deuda para el cual también cuentas con un campo en esta pestaña.
En este campo ingresarás la cantidad máxima a la que puede ascender la deuda de tu cliente, o dicho de otra manera, su límite de crédito.
Luego de asignar el límite de deuda, puedes recién grabar los cambios en la base de datos presionando el botón Aceptar que encontrarás al pie del registro del cliente:
Una vez que ya estableciste los valores para la cuenta corriente, verás que en el Explorador de Clientes ya figura el monto máximo de deuda permitido para este cliente:
A partir de entonces, cuando le emitas una factura a tu cliente al momento de recibir el pago en el módulo de facturación, podrás usar la opción Pagos múltiples para poder cobrarle a cuenta corriente
Esta cifra se alcanza con la suma de los totales de las facturas que el cliente haya cargado a su cuenta corriente.
Para controlar los comprobantes que integran la deuda del cliente (y los detalles de los mismos), hay que:
Cuando se intente ingresar una factura a cuenta corriente que supere el límite de deuda permitido, el sistema impedirá cerrar el comprobante y advertirá que se ha alcanzado el tope permitido para este cliente.
En este caso deberá cancelar el comprobante mediante la elección de otra forma de pago
Sí, es posible recibir un mix de pagos.
En el módulo de Facturación, al momento de cerrar el comprobante, se abre la ventana para recibir el pago de tu cliente.
Allí debes presionar el botón Pagos Múltiples para que una misma factura pueda pagarse mediante diferentes formas de pago, tales como cuenta corriente, efectivo, tarjeta de crédito, cheque, etc.
Primero debes abrir el módulo de Facturación, desde donde confeccionas todos los comprobantes de ventas de tu negocio.
Para ingresar al módulo de Facturación tienes tres opciones:
El comprobante debe ser una factura:
En este caso el cliente debe tener habilitada la cuenta corriente y poseer límite de deuda disponible:
Para hacerlo debemos presionar la tecla <Enter> o el ícono de la bandera de largada que veremos en el extremo superior derecho del módulo de Facturación:
En esta imagen se resumen los tres pasos en cada sector del módulo de Facturación:
Recibirás una confirmación de los datos del comprobante, luego de verificar que los datos sean correctos, presiona el botón Aceptar:
Se abrirá la ventana de cobro en efectivo tal como viene predeterminada .
Una vez que hayas presionado este botón, quedará siempre habilitado para todos los otros comprobantes que expidas.
Puedes volver a la ventana de cobro en efectivo presionando nuevamente el botón.
Ingresa el monto que será abonado mediante cuenta corriente, tipeando la cifra en el casillero correspondiente a Cuenta Corriente:
Una vez que hayas completado el total de la factura, el sistema te indicará que el pago ha sido recibido:
Ahora debes presionar el botón Imprimir para emitir la factura por impresora, PDF (u otro tipo de archivo), o puedes presionar el botón Guardar para imprimirla después.
Al presionar cualquiera de esos dos botones, el comprobante quedará cerrado y guardado en la base de datos, con el número que se le haya asignado.
Si quieres cancelar la recepción del pago, ya sea porque tu cliente quiere agregar más productos a su compra, o por otro motivo, simplemente presiona el botón Cancelar y podrás seguir editando el comprobante.
De esta manera todos los comprobantes se emitirán con los valores que tú indiques en Facturación Rápida, en Configuración de la Aplicación, pestaña PC sector Opciones de Facturación:
Para llevar el control del estado de la cuenta corriente de tu cliente, dispones de un Explorador de Cuenta Corriente.
Desde allí podrás obtener la información actualizada y además podrás ingresar pagos, emitir recibos y realizar otras operaciones.
Para ingresar al Explorador de Cuentas Corrientes debes ir a la barra de menú y allí, desde elegir Clientes > Cuentas Corrientes > Explorador de Cuentas Corrientes:
Ahora debes elegir el cliente. Puedes escribir el código del cliente en el campo Cliente o presionar el botón para elegirlo de una lista:
En la ventana de selección de clientes, con un clic, selecciona el cliente y luego presiona el botón Seleccionar:
Puedes escribir la fecha en los campos Desde y Hasta o presionar el botón a la derecha de cada campo, para elegir cada fecha en un calendario:
Luego solamente deberás presionar el botón Aceptar para ingresar al Explorador de la Cuenta Corriente de tu cliente:
Podrás ver que el Explorador de Cuenta Corriente de tu cliente se asemeja a los otros exploradores del sistema, con el sector central dedicado a la lista de registros:
Las Notas de Débito se emiten cuando hay motivos para recargarle al cliente gastos que no se hubieran incluido en facturas, o se hubiesen generado con posterioridad a la emisión de la factura.
Cuando el cliente se acerca a tu empresa a cancelar (en forma parcial o total), la deuda que contrajo cuando se le facturó a cuenta corriente, podemos ingresar los pagos del mismo desde el Explorador de Cuentas Corrientes siguiendo estos pasos:
Primero debes seleccionar, en el explorador, la Factura sobre la que ingresarás el pago.
Luego debes presionar el botón Ingresar pago:
Se abrirá la ventana para recibir el pago.
En ella verás la información actual de la factura, en los siguientes campos que se detallan a continuación:
Donde deberás elegir de una lista desplegable, el método de pago que esté utilizando tu cliente para cancelarte la deuda relacionada con la factura.
Es un campo informativo, no modificable, donde aparece el número de la factura sobre la cual se va a realizar un pago, parcial o total, del monto adeudado.
Es un campo no modificable, donde se informa el monto total de la factura.
Es un campo informativo, no modificable, donde aparece el monto de la factura adeudada.
Dicho monto es la cifra ingresada en esta operación de pago que estás a punto de registrar.
Verás cómo se modifica el valor de este campo a medida que vayas completando el campo Dinero Recibido.
Es un campo no modificable, donde se informa el saldo restante para que esta factura quede completamente cancelada.
Cuanto más dinero agregues en ese campo, más se reducirá el saldo deudor para tu cliente.
Es un campo modificable donde deberás escribir la cifra que tu cliente está pagándote para cancelar esta factura.
Este campo se denominará diferente, automáticamente, de acuerdo a la moneda del país que corresponda.
En este campo se informa el importe que estás ingresando en esta operación de pago de cuenta corriente.
Es una casilla de verificación que al ser seleccionada, permite que se emita un recibo como comprobante de este pago.
Si prefieres emitir el recibo en otra oportunidad, hay que dejar la casilla sin seleccionar.
Luego cuando lo desees, desde el Explorador de Cuenta Corriente podrás seleccionar el movimiento y emitir el recibo:
Primero debes elegir el método de pago mediante el cual nos paga el cliente y luego presiona el botón ubicado a la derecha del campo y elige, de la lista desplegable, la forma de pago:
Ahora ingresa el monto recibido, $50 en el campo Dinero Recibido y luego de completar ese dato debes presionar el botón Ingresar Pago que está el pie de la ventana y el pago quedará registrado:
Super Importante: Una vez ingresado el pago, con posterioridad, no podrá ser modificado ni eliminado.
Así se verá registrado el pago parcial de una factura, en el Explorador de Cuenta Corriente del cliente:
Para emitir el recibo debes seleccionar el registro del movimiento en el explorador y luego presionar el botón Emitir Recibo:
Se puede agregar toda la información que necesites en el recibo, escribiendo en los campos disponibles en la ventana siguiente.
Las anotaciones que ingreses, se verán impresas en el recibo que emitirás:
Así luce el recibo que se emite en dos ejemplares.
En el recibo aparece impreso el número de factura con el que está relacionado este pago parcial:
Una vez que el recibo fue emitido, el número asignado se asienta en el registro del movimiento, en el Explorador de Cuentas Corrientes:
Si desde el Explorador de Cuenta Corriente necesitas ver los detalles de un movimiento, simplemente debes seleccionar el movimiento de la cuenta corriente y luego presionar el botón Ver Concepto:
Entonces se abrirá la ventana con los datos del pago:
Si necesitas ver las anotaciones ingresadas en el recibo, debes presionar el botón Observaciones y se abrirá una ventana con la información adicional que hayas ingresado cuando confeccionaste el recibo.
Para consultar los movimientos de caja diaria, debes ir al menú Caja y elegir la opción Explorador de Caja, seleccionar el día que quieres consultar y verás los movimientos de dinero:
Una vez que los pagos parciales hayan cubierto la totalidad de la deuda relacionada con una misma factura, en el Explorador de Cuenta Corriente, la factura ya no aparecerá marcada de color rojo.
Y relacionados con ese número de factura, aparecerán los números de recibo en cada movimiento que haya cancelado esa factura en forma total o parcial.
También se verá el saldo actual en cero.
Para ingresar un movimiento de dinero manual, ya sea agregando dinero o sacándolo de la cuenta corriente pero sin que este movimiento esté relacionado con alguna factura, debes presionar el botón Ingresar Movimiento:
Se abrirá la ventana de ingreso manual de movimiento de dinero a la cuenta corriente. En ésta deberás completar los siguientes campos que se detallan a continuación.
Allí puedes asentar el motivo del ingreso o egreso de dinero, por ejemplo si estás recibiendo un pago anticipado o una reserva de producto, o seña.
Es la cifra de dinero que estás ingresando o extrayendo.
Luego debes presionar uno de los dos botones:
Y además verás dos campos completos, no modificables, donde el sistema te informa en cada uno lo siguiente:
Luego debes presionar el botón Aceptar para que se registre el movimiento en la cuenta corriente del cliente.
El movimiento se verá reflejado en el Explorador de cuenta corriente del cliente:
Cuando a tu cliente debas recargarle deuda por intereses u otro cargo que debas adicionar, puedes agregar a la cuenta corriente del cliente un movimiento manual de salida de dinero.
De este modo, le estarás creando una deuda por intereses que podrá ser controlada desde el Explorador de Cuenta Corriente del cliente.
Luego, cuando tu cliente salde dicha deuda, vas a generar un movimiento de entrada de dinero para compensar la suma adeudada.
De este movimiento no se podrá generar un recibo.
Los intereses y recargos que se le generan a un cliente se manejan por fuera del módulo de facturación.
Por un lado, contamos con un sistema de gestión comercial para Windows, con Ediciones Power y Gratis.
😍 Y por otro lado tenemos un software de gestión empresarial en la Nube, con tecnología mucho más potente.
Todo lo que has visto aquí en este documento, son instrucciones relacionadas a nuestro sistema Windows
Toma el control de todos tus clientes cuidando cada aspecto de tus interacciones con ellos
Aprende cómodamente como administrar la información de todos tus clientes desde dentro del sistema
Lleva un registro detallado de todas las interacciones con tus clientes
Organízate como nunca antes clasificando a tus clientes por tipo de mercado
Controla cómodamente y de manera eficaz las deudas que cada uno de tus clientes tiene con tu negocio
Conoce en profundidad a todos tus clientes mediante diferentes informes y listados
Comunícate con tus clientes desde dentro del sistema de manera cómoda y eficiente a través del envío de mails
Aprende a enviar mails desde el sistema para que las comunicaciones de tu empresa lleguen siempre a destino
Claro que sí.
Ofrecemos soporte gratis en todas las ediciones de nuestro sistema para empresas.
Para conocer las diferentes alternativas de soporte visita este link.
Todas las preguntas realizadas en nuestra plataforma de Soporte Técnico 24/7 se responden siempre en su totalidad 🎉
Este sistema de gestión empresarial funciona según las reglamentaciones fiscales de España, México, Colombia, Chile, Argentina y el resto de los países de América Latina.
Si tu empresa está en otro país, te recomendamos usar nuestro sistema de gestión empresarial en la nube.
El programa de facturación funciona en Windows XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10 y Windows Server solamente.
Para empresas con 10 o más usuarios tenemos un sistema ERP en la nube que funciona también en Linux, Mac, iPhone, iPad, y Android y desde cualquier otro dispositivo conectado a Internet.
Para descargar la última versión de nuestro sistema de gestión comercial para Windows, pulsa aquí.
La Edición Power de nuestro sistema de gestión comercial para Windows solo puede ejecutarse en PCs con Windows.
Si necesitas acceder al sistema de gestión desde teléfonos, tabletas, ordenadores de Apple (Mac), o cualquier otro dispositivo conectado a internet, debes usar nuestro software en la nube.
La integración con comercio electrónico es manual, siendo el camino recomendado para vender en Internet nuestro sistema en la nube. Todo está explicado aquí.
Para obtener una licencia para las Ediciones Gratis o Power del software de facturación, sigue las instrucciones detalladas en este lugar.
El programa instalador es el mismo para ambas ediciones.
Si ya has completado el formulario para obtener la Edición Gratis de StockBase POS, y luego de esperar al menos 12 minutos tu licencia no llega:
Paso 1: Verifica tu carpeta de spam.
Paso 2: Si aun así no llega, te recomendamos volver a completar el formulario con una dirección de correo distinta.
En este lugar te damos más alternativas para poder acceder a tu licencia.
En este cuadro comparativo podrás ver las diferencias entre ambas ediciones del sistema ERP para Windows.
Entre varias de sus ventajas, encontrarás que:
1. Esta licencia no vence nunca,
2. Tiene acceso a soporte técnico gratuito, y
3. Tiene actualizaciones del sistema gratis de por vida.
Para ver todas las otras características incluidas, dale clic aquí.
¿Es posible ver un listado completo de toda la funcionalidad del sistema?
Por supuesto, esa información la vas a poder acceder desde este lugar.
