Manual del sistema de gestión para Windows de EGA Futura
Proveedores
Claro que es posible, y aquí te enseñaremos como tomar el control de la gestión de tus proveedores en muy pocos pasos :)
El Registro de un Proveedor es el lugar de la base de datos donde vas a almacenar los datos de un Proveedor que permitan identificarlo, junto con toda la información que consideres necesaria para desarrollar la relación comercial con el mismo.
Los registros de proveedores se administran desde el Explorador de Proveedores y accedes a él desde el menú Proveedores > Explorador de Proveedores.
Primero debes ingresar al Explorador de Proveedores, desde el menú Proveedores o presionando la tecla <F5>:
Para crear el registro de un nuevo Proveedor debes presionar el botón Nuevo del Explorador de Proveedores:
Para ingresar al Registro de un Proveedor existente en tu base de datos, debes seleccionar al Proveedor en el Explorador y luego presionar el botón Modificar:
El Registro de un Proveedor está organizado en tres pestañas:
Contiene datos de contacto, personales y/o formales del Proveedor.
En este video simple y fácil de entender, te mostramos un breve recorrido por todos los campos de la base de datos de proveedores:
En la pestaña General encontrarás varios campos disponibles para guardar la información del proveedor que estarás dando de alta en tu sistema de EGA Futura.
Notarás que los campos Código del Proveedor y Nombre se encuentran marcados en color rojo. Esto quiere decir que son campos obligatorios para el alta de un nuevo proveedor.
Veamos el Registro de un Proveedor existente.
En el borde superior de la ventana verás el Nombre del Proveedor y, entre paréntesis, el saldo de su Cuenta Corriente.
También verás que el registro se abre posicionado en la pestaña General:
El Código de Proveedor se asigna por única vez, al crear el registro y nunca podrá ser modificado.
Para asignar el código a un Proveedor tienes dos opciones de codificación: automática o manual.
Al crear un nuevo registro de un proveedor, si está activada la codificación manual (que viene predeterminada en el programa recién instalado) el campo aparecerá libre.
De esta manera, podrás escribir un código alfanumérico en forma manual:
Los códigos automáticos son exclusivamente numéricos y el código del Nuevo Proveedor será consecutivo al último registro de proveedor creado.
Para que el código se genere de forma automática necesitas predeterminarlo desde el menú Configuración de la aplicación, pestaña Codificación Automática, previamente al alta de los proveedores.
Si eliges la Codificación Automática, también debes elegir la longitud del código automático, y esto lo determinas desde la ventana de Configuración de la Aplicación.
Allí seleccionarás la longitud del código numérico que se le asignará, de forma automática a los registros de Nuevo Proveedor y en el campo Próximo Código, estableces desde cuál número se va a empezar a codificar:
Si activas la función de generación automática del código de tus proveedores, el campo Código de Proveedor aparecerá bloqueado y en color gris.
Cada vez que comiences el alta de un Nuevo Proveedor, no podrás escribir ni modificar nada en él, el sistema lo hará por ti completando ese campo con el número consecutivo al código del último Proveedor que hayas creado.
El método preferido de codificación de registros es uno de los parámetros que debes establecer inicialmente, antes de comenzar a usar el software y la explicación de cómo hacerlo, la encuentras en la sección de Codificación Automática de este manual.
Denominación de tu Proveedor o Nombre y Apellido.
Es un campo de llenado obligatorio para poder guardar el registro:
Espacio reservado para que guardes la Dirección y el Número Telefónico de tu Proveedor.
Estos campos son de llenado opcional:
Presionando el botón con el signo (+) se abrirá un explorador de Windows para que puedas elegir un archivo de imagen para que asocies al registro de tu Proveedor:
Rubro o Giro se refiere a la actividad que desempeña el Proveedor que estás dando de alta y es un campo opcional, que si lo prefieres, puedes dejar vacío:
En este completas el Producto o Servicio principal que te provee el Proveedor:
Solamente existe este campo en la modalidad Argentina del programa.
Sirve para elegir de una lista desplegable, la responsabilidad frente al IVA que presenta este Proveedor particular:
Es un campo Alfanumérico.
Dependiendo del país para el cual se haya configurado el programa, este campo se llamará de una forma diferente, acorde a lo que haya establecido la agencia de recaudación tributaria del país.
En este campo se escribe el Número de inscripción Fiscal del Proveedor:
Por ejemplo:
En este campo puedes completar el email de tu Proveedor:
Es para que escribas el URL del sitio en internet de tu Proveedor:
Recuerda que si ya estás conforme con los datos que completaste sobre tu Proveedor en todas las pestañas del registro, debes presionar el botón Guardar.
De esta manera los datos se grabarán en la base de datos de proveedores del programa:
Los Campos Genio permiten adaptar la base de datos de proveedores a lo que tu negocio necesita.
Para entender su funcionamiento, en este video te mostramos los conceptos básicos:
Ya que esta funcionalidad es similar en otras partes del sistema, te recomendamos también leer la siguiente documentación:
Siempre que necesites registrar información adicional sobre cada uno de tus proveedores, podrás hacerlo en este lugar:
Teniendo en cuenta que esta parte del programa de gestión es muy similar a Observaciones de Productos y de Clientes, te recomendamos mucho leer la información que hemos incluido aquí.
En el menú de Proveedores, cuentas con gran variedad de reportes de proveedores que permitirán que obtengas, en un informe los datos de varios proveedores agrupados.
Señalaremos algunos para ilustrarte.
Y recuerda que puedes encontrar información más detallada en el apartado de este manual dedicado a Reportes.
Accedes desde el menú de Proveedores:
Obtienes un informe ordenado según el nombre o el código de proveedor, según hayas elegido.
También puedes solicitar el reporte en forma parcial, para que el informe incluya solamente a algunos proveedores o a uno solo.
Para conocer más detalles sobre este tema, puedes consultar un apartado especial en este manual del usuario dedicado a Reportes Parciales:
Para limitar el rango, debes establecer desde qué Proveedor iniciarás el listado y cuál será el último.
Esto se hará en la ventana que se abre inmediatamente después de elegir un tipo de reporte parcial en el menú de Reportes de Proveedores:
Del mismo modo que obtuvimos otros reportes, desde el menú de Proveedores, podemos solicitar un Reporte de las Observaciones que están guardadas en cada registro de Proveedor:
En la ventana que se abrirá debes establecer los siguientes parámetros para emitir el reporte:
Primer y último proveedor del grupo que se incluirá en el informe.Campo genio que quieres que aparezca en el reporte:
El Reporte incluirá una columna con la información del Campo Genio seleccionado.
Para conocer detalles sobre la impresión de reportes, cómo guardarlos en diferentes formatos de archivo, incluyendo cómo obtener reportes en formato PDF, puedes consultar un apartado especial en este manual del usuario dedicado a Impresión de Reportes.
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