Manual del sistema de gestión para Windows de EGA Futura
Clientes
Por medio de la barra de menús puedes entrar a los diferentes módulos y funciones que te ofrece el sistema de EGA Futura.
Para administrar tu base de datos de clientes, podrás encontrar en el menú Clientes opciones con exploradores, funciones y demás herramientas.
Estas te permitirán organizar la información de las personas y empresas que hagan negocios con tu PyME:
En este video podrás aprender a realizar toda la administración de tus clientes dentro de tu programa de facturación:
Para abrir el Explorador de Clientes tienes tres opciones de las cuales elegirás la forma de ingresar que te resulte más cómoda:
Cada columna del explorador muestra uno de los datos que guardas en el registro de un cliente.
Es decir, que a lo largo de una fila del explorador, podrás ver los datos completos del cliente.
Además puedes modificar el ancho de cada una de las columnas, o cambiar su orden para facilitar la lectura de la información que más te interese.
En el sector izquierdo del explorador se encuentran los botones que te permitirán trabajar con la base de datos:
Sirve para agregar un nuevo cliente a la base de datos.
Se utiliza para visualizar un cliente o para realizar algún cambio en los datos de un cliente que ya existe en nuestra base de datos.
Se usa para borrar de la base de datos al cliente que hayas seleccionado.
Es el botón que nos permite realizar modificaciones en la forma en que se visualizan los datos en este explorador:
Es el botón que cierra este explorador.
Es el botón que te da información del manual del usuario necesaria para aprender a usar el Explorador de Clientes .
Te recomendamos ver este tutorial para comprender mejor como crear un cliente:
Dentro del registro de un cliente, toda la información se organiza en diferentes pestañas.
Contiene datos de contacto del cliente tales como su dirección, teléfono, dirección, rubro, tipo de cliente, cumpleaños, correo electrónico, sitio web y demás:
Es un campo obligatorio.
Lo reconoces porque tiene una marca de color rojo en su extremo derecho. Se lo denomina obligatorio porque no puede quedar vacío.
Para dar de alta al código de cliente, tienes dos opciones de codificación: automática o manual.
Puedes ver en la imagen siguiente como elegir la longitud del código numérico que se asignará de forma automática a los registros del nuevo cliente.
En el campo Próximo Código, estableces desde que número se va a empezar a codificar:
Si activas la función de generación automática del código de tus clientes, el campo Código de Cliente aparecerá bloqueado y en color gris.
Cada vez que comiences el alta de un nuevo cliente, no podrás escribir ni modificar nada en él ya que el sistema lo hará por ti, completando ese campo con el número consecutivo al código del último cliente que hayas creado.
El código será exclusivamente numérico para poder guardar la correlatividad entre los registros.
En caso de que no hayas predeterminado la codificación automática al momento de dar de alta un nuevo cliente, el campo aparecerá libre y podrás escribir manualmente un código que puede ser alfanumérico.
Denominación de tu cliente o nombre y apellido.
Es un campo de llenado obligatorio para poder guardar el registro:
Espacio reservado para que guardes los números telefónicos de tu cliente.
Campo de llenado opcional:
Presionando el botón con el signo (+) se abrirá un explorador de Windows para que puedas elegir un archivo de imagen para que asocies al registro de tu cliente:
En este campo puedes completar el domicilio de tu cliente.
Campo de llenado optativo:
Rubro o Giro se refiere a la actividad que desempeña el cliente que estás dando de alta y es un campo opcional, que si lo prefieres, puedes dejar vacío:
Presionando el botón que encuentras situado a la derecha de este campo se abrirá una ventana desde donde puedes elegir una opción de Tipo de Cliente:
Solamente existe este campo en la modalidad Argentina del programa.
Sirve para elegir, de una lista desplegable, la responsabilidad frente al IVA que presenta este cliente en particular:
Es para que registres la fecha de cumpleaños del cliente y puedas enviar correos electrónicos en base a esa fecha:
Dependiendo del país para el cual se haya configurado el programa, este campo se llamará de una forma diferente, acorde a lo que haya establecido la agencia de recaudación tributaria de tu país.
En este campo se escribe el Número de inscripción Fiscal del Cliente:
En este campo puedes completar el email de tu cliente:
Es para que escribas el URL del sitio en internet de tu cliente:
Recuerda que, si ya estás conforme con los datos que completaste sobre tu cliente en todas las pestañas del registro, debes presionar el botón Guardar.
De esta manera lograrás que los datos se graben en la base de datos de clientes del programa:
En este breve video, te mostramos como utilizar esta pestaña:
En esta pestaña verás varios campos en blanco para que puedas escribir datos de envío, o un domicilio adicional de tu cliente, o cualquier otra información que sea necesaria para que puedas efectuar la entrega a tu cliente:
Cuando la casilla esté seleccionada se imprimirá, la información que figure en el primer campo de esta pestaña, en el comprobante de venta que expidas, en el sector Forma de entrega:
Aquí te mostramos como utilizar esta pestaña:
En esta pestaña puedes predeterminar algunos comportamientos del programa asociados a este cliente:
Puedes establecer un vendedor fijo para este cliente.
Si bien aparecerá asignado en forma predeterminada, podrá ser cambiado en el momento de facturar si así lo desearas:
Presionando el botón situado a la derecha de este campo, se abrirá un explorador de vendedores desde donde podrás asignar un vendedor determinado a este cliente.
Este dato puede reemplazarse en el momento de la facturación, eligiendo otro vendedor diferente:
También puedes asignarle una lista de precios determinada.
Para eso debes abrir la lista desplegable presionando la flecha que se indica en la imagen y seleccionar la lista de precios deseada:
Puedes ofrecer un descuento personalizado para todas las operaciones que realices con este cliente.
Para asignar un descuento debes completar el porcentaje en el campo y un signo negativo para indicar que es un descuento que se aplicará sobre el total de cada factura de venta como un descuento global.
Si el porcentaje es positivo, actuará como un recargo:
No obstante, si quisieras en el momento de facturar podrás también asignarle un descuento, como a cualquier otro cliente.
Asimismo podrás habilitarle al cliente la posibilidad de pagar mediante tarjeta de crédito.
De manera predeterminada, la opción Permitir pago con Tarjeta de Crédito viene activada en el programa recién instalado, para todo cliente nuevo que crees:
Al habilitar esta casilla de verificación, le permitirás a tu cliente, pagar mediante el uso de una cuenta corriente, de la que llevarás la cuenta en el módulo del programa específico de cuentas corrientes de clientes.
Debes habilitar esta opción para recién después, poder asignar un límite de deuda a tu cliente:
Una vez que hayas habilitado la cuenta corriente del cliente debes asignarle un límite de deuda y para ese dato, también cuentas con un campo en esta pestaña.
Por último, también puedes dejar asentado que cuando estés en el módulo de facturación y elijas a este cliente, el sistema te avise si registra comprobantes pendientes de facturación, como presupuestos o remitos tales como guías de despacho, albaranes y guías de transporte.
En este breve tutorial, verás cómo funciona esta pestaña:
La pestaña Campos Genio contiene seis campos editables.
Con el programa recién instalado, algunos de estos campos no están completos y otros si lo están a modo de ejemplo.
Luego tú mismo debes asignar el nombre correspondiente, según la información que necesites recolectar en ese campo.
Los campos podrán tomar nombres de acuerdo a la información que te interese guardar de acuerdo al registro en el que sen encuentren como, por ejemplo, un registro de Producto, Cliente, Proveedor o Vendedor.
Accedes a la configuración de Campos Genio desde el menú Configuración > Campos Genio:
La configuración de los Campos Genio implica que le des un nombre (máximo 15 caracteres) a cada uno de los seis campos.
Este nombre debe indicar cuál es la información de tu cliente que quieres guardar en ese campo:
Por ejemplo, puedes crear un Campo Genio para tus clientes llamado Skype para completar ese campo en cada cliente que agregues a tu base de datos.
Ejemplos de Campos Genio para Clientes:
Luego, cuando guardes la configuración, aparecerán esos campos, cada uno con su nombre, en la pestaña Campos Genio de cada registro de nuevo cliente que des de alta.
En el registro de un cliente, completarás los campos con la información correspondiente a cada cliente en particular :
Los Campos Genio te ofrecen la gran ventaja de que la información contenida en estos campos puede ser localizada mediante las búsquedas avanzadas de los diferentes exploradores de registros.
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