Manual del sistema de gestión para Windows de EGA Futura
Compras
La orden de compra es un documento que te permite automatizar y agilizar el pedido de productos y mercaderías a tus Proveedores.
Así, podrás automatizar cómodamente el proceso de reposición de stock y mercadería.
Para poder emitir una orden de compras, desde el menú de Compras, selecciona Explorador de Ordenes de Compra:
El proceso de órdenes de compra consta de los siguientes pasos:
Para generar una nueva Orden de Compra, desde el explorador presiona el botón Nuevo:
Una vez pulsado el botón Nuevo, el sistema de gestión comercial dispone de cuatro formas diferentes de órdenes de compra.
1. Generar nueva Orden de Compra en blanco:
2. Generar una nueva Orden de Compra en blanco basada en productos de un proveedor:
3. Generar órdenes de compra en base al stock mínimo de cada producto de manera automática:
4. Generar órdenes de compra en base al stock mínimo de cada producto de manera automática, discriminando por proveedores y familias de artículos (rubros):
Una vez iniciada la orden de compra, podrás ingresar los productos que deseas comprarle a tu Proveedor:
En la izquierda encontrarás el menú para:
Estos son los botones:
Al hacer clic en Ingresar Producto, puedes incluir en el comprobante los artículos que deseas solicitarle a tu Proveedor:
El botón Datos OC, te permitirá ingresar información relevante, como seleccionar proveedor, gastos de envío, e impuestos:
Al hacer clic en el botón verde con el símbolo (+) podrás seleccionar el Proveedor en una lista con todos tus proveedores que tengas cargados en el sistema de gestión para empresas:
Con la misma opción podrás cambiar el proveedor de la orden de compra:
Usando la opción Modificar Precio, podrás cambiar los valores de costo pre-establecidos:
Con la opción Modificar Cantidad, puedes ajustar el pedido a la cantidad necesaria para cada artículo:
El siguiente paso a la emisión de la orden de compra, es enviarla al Proveedor.
Nuestro sistema de facturación para PyMEs además de imprimir el comprobante, permite enviar en forma de correo electrónico la orden de compra.
Esto se realiza haciendo clic en el botón Enviar del Explorador de órdenes de compra:
Al ingresar en la opción Enviar, puedes ver el correo electrónico saliente y editarlo antes de enviarlo:
Una vez emitida y enviada la orden de compra al proveedor, empezaremos a recibir los artículos solicitados.
Tienes dos formas de hacer la recepción de artículos:
Debes hacer clic en el botón Recibir, a la izquierda del Explorador de órdenes de compra:
Muchos proveedores envían los artículos solicitados en forma parcial, completando el pedido en dos o más envíos.
Nuestro sistema de administración de empresas permite recibir parcialmente la orden de compra usando el icono Recibir:
En la recepción parcial, podrás ingresar las cantidades parciales recibidas por cada artículo solicitado:
Si el Proveedor nos envía la totalidad de artículos solicitados en la orden de compra en un sólo envío, puedes realizar la recepción total de artículos.
Para ello debes hacer clic en el botón con la inscripción de Recibir Todo:
Al hacer clic en Recibir Todo, puedes ver como el sistema de gestión empresarial solicita confirmar el pedido:
El estado de la orden de compra pasará de Abierta a Cerrada:
Una vez que la orden de compra se encuentra cerrada, puedes acceder al último paso del proceso que es convertir la orden de compra cerrada a factura de compra.
Podrás hacer la conversión de OC a factura accediendo al ícono Convertir en factura que se encuentra a la izquierda del navegador:
Luego podrás ingresar productos, productos varios, modificar cantidad, y precio:
Ingresando en la opción Descuento / Recargo, el sistema de facturación te permitirá asignarle descuentos o recargos, dependiendo del signo:
Aquí te mostramos un ejemplo:
Puedes ingresar Notas referentes al Proveedor en la parte inferior:
Finalmente, para cerrar el proceso el sistema de gestión, te solicitará confirmar el pago al proveedor, tienes dos opciones para ello:
Aquí se muestra de manera detenida:
En este tutorial en video, vas a poder ver en detalle todo el proceso de creación de ordenes de compra a tus proveedores:
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