Campos Genio » Personalización de la Base de Datos

¿Se puede personalizar la base de datos del programa de facturación?

Si, esto se puede hacer mediante una función denominada Campos Genio.

En este video aprenderás todo lo que necesitas saber para personalizar tu base de datos para adaptarla a lo que tu negocio necesita:

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¿Qué son los campos genio?

Los campos genio son los campos editables que figuran en la pestaña que lleva ese mismo nombre, en los Registros de Productos, Clientes, Proveedores y Vendedores.

Importante: En la Configuración Inicial, tú puedes nombrar a esos campos de la forma que decidas para almacenar alguna información que te resulte necesario administrar.

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Por ejemplo, puedes crear un Campo Genio para tus productos llamado País de origen para completar ese campo en cada producto que agregues a tu stock.

O puedes crear, para los registros de tus clientes, distintos Campos Genio:

• Uno para la Fecha de Cumpleaños, 
• Otro para su Usuario de Skype, 
• Otro para su Facebook etc....

En esos campos, que aparecerán en los registros de cada uno de tus clientes, completarás esos datos para guardar la información que te resulte vital para conocer y fidelizar a tu cliente:

Puedes crear campos para los registros de Productos, Clientes, Proveedores y Vendedores si hubiese alguna información importante que quieras registrar sobre tus registros. 

Si no existe un campo para almacenar algún tipo de información necesaria en tu empresa, simplemente ¡Crea un Campo Genio!

Creación de Campos Genio

Para definir los Campos Genio de los diferentes módulos que tienen disponible esta opción, deberás ir al menú Configuración > Campos Genio y se abrirá la ventana de Configuración de Campos Genio:

Se abrirá, entonces, la ventana Configuración de Campos Genio que ves en la siguiente imagen:

Como viste, la ventana Configuración de Campos Genio cuenta con cuatro pestañas:

1. Productos,
2. Proveedores,
3. Vendedores, y
4. Clientes.

Estos son los módulos del sistema que ofrecen la posibilidad de agregar Campos Genio.

En cada una de las pestañas verás seis campos vacíos para escribir el título de cada campo que quieras crear.

Como ves en la imagen de arriba, en la primera pestaña Productos, podrás ingresar en cada el nombre de cada nuevo campo que necesites crear para los registros de productos.

El nombre de cada uno no debe de exceder los 15 caracteres:

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Cada uno de estos campos representará un dato más en tu base de datos, es decir que cada Campo Genio será un nuevo campo en el que podrás ingresar información desde el módulo correspondiente (Productos en este caso). 

Además podrás realizar búsquedas avanzadas y aplicar filtros de búsqueda entre los registros. Ejemplos:

• En el módulo Productos podrás definir Campos Genio como, por ejemplo: Marca, Modelo, País de origen, y otros datos importantes referentes al producto.
• En el módulo Proveedores tipearás información como: Forma de pago habitual, Tiempo de Entrega, Día de Visita, etc. .
• Para lo Vendedores añadirás campos como: Cobertura de Salud, Número de Asociado, el nombre o teléfono de algún familiar (para contacto), etc.
• Y en el módulo de Clientes quizás desees definir campos como: Tipo de cliente, Nombre del asistente, Horario de llamadas, etc.

Recuerda: El nombre y la cantidad de Campos Genio que crees para cada módulo, dependerán de tu criterio, ya que son campos de apoyo diseñados para que puedas amoldarlos a la gestión de tu empresa.

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Una vez que definas todos los Campos Genio que consideres apropiado, darás clic en el botón Guardar para cerrar la ventana Configuración de Campos Genio.

¿Y… a dónde fueron los campos genios que has creado?

Según para cuáles tipos de registro (Productos, Clientes, proveedores, Vendedores) hayas creado estos campos nuevos, deberás ingresar a cada uno desde el menú de cada módulo e ingresarás a su explorador correspondiente:

• Menú Productos > Explorador de Productos.
• Menú Clientes > Explorador de Clientes.
• Menú Vendedores > Explorador de Vendedores.
• Menú Proveedores > Explorador de Proveedores.

Luego ingresando a un registro de ese módulo verás los campos creados en la pestaña Campos Genio.

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Campos Genio en los registros de cada módulo del sistema

Cada módulo del sistema, para el cual hayas creado Campos Genio desde Configuración > Campos Genio, exhibirá dichos nuevos campos creados, disponibles para recibir los datos, en la pestaña Campos Genio de cada uno de sus Registros.

Veamos el ejemplo de los Campos Genio del módulo de Productos. 

Para ello abrirás desde el menú Productos > Explorador de Productos.

Apertura del Explorador de Productos desde el menú de Productos:

Y abriendo un nuevo registro, presionar el botón Nuevo:

Deberás elegir un tipo de producto para la creación de un Nuevo Producto:

Luego de elegir el Tipo de Producto, se abrirá el Registro de un nuevo Producto.

El Registro de un Nuevo Producto cuenta con varias pestañas desde las cuales, darás de alta la información referente al producto que estás ingresando.

Una de esas pestañas es Campos Genio, que puedes ver marcada en la imagen:

Verás los nuevos campos que has creado, agrupados en la pestaña Campos Genio:

Según pudiste observar en la imagen, en la pestaña Campos Genio encuentras los campos que definiste desde la ventana Configuración de Campos Genio disponibles para que completes con la información correspondiente en cada uno de ellos.

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Búsqueda Avanzada por Campos Genio

Tu sistema de gestión de EGA Futura además te permite hacer búsquedas avanzadas en base a los Campos Genio. 

Para lograr esto darás clic en el botón Búsqueda Avanzada:

Se abrirá la ventana de Búsqueda Avanzada, allí deberás elegir el campo según el que quieras filtrar la búsqueda. 

Debes presionar la flecha que figura a la derecha del campo y se desplegará una lista.

Al presionar la flecha, se despliega la lista de todos los campos del registro y es entonces donde debes elegir uno.

Luego escribir el texto del dato que deseas buscar, entre la información contenida en ese campo a lo largo de todos los registros de tu base de datos:

Luego de seleccionar un campo, escribe el texto a buscar en el campo superior derecho de la ventana:

Si el texto es encontrado en uno o más de los registros, aparecerá cada registro que contiene el dato ordenado en las filas y columnas del sector inferior de la ventana, con el código de producto:

Si no se encuentra ningún registro con la información requerida, la lista quedará vacía:

¿Necesitas ver el funcionamiento de campos Genio en acción? Aquí podrás ver de manera práctica como se utilizan en productos.

Sin duda alguna, esta será una opción que será de mucho provecho para tu negocio :)